A vacsora, lakodalom, vagy egyéb rendezvény helyszínének kiválasztása sokaknak okoz több kérdésben is fejtörést. Mindjárt a legelején kezdve, nem csupán a személyes elvárásainknak megfelelően kell döntenünk, hanem szem előtt kell tartani a vendégeink igényeit is. A cél, hogy az adott alkalomhoz illő módon a lehető legjobban érezze magát minden résztvevő. Természetesen mindenki szeretné a vendégeinek a legjobb szolgáltatást biztosítani, ezért érdemes egy kis időt szánni arra, hogy összeírjuk egy lapra, mire lesz egyáltalán szükség. Ez a pár perces ?munka" aztán lényegesen egyszerűsítheti a kiválasztást, lerövidítheti a vendéglátókkal folytatott telefonbeszélgetéseket is

Tervezzünk!
Először is az egyik legmeghatározóbb kérdés, hogy hagyományos" vagy szabadtéri szertartást szeretnénk?
Kiket hívunk meg, milyen programok színesítsék a napot?

Milyen kérdésekre készüljünk fel?

Amit elsőként fognak Öntől megkérdezni a vendéglátók egy rendezvény kapcsán, hogy hány fő részére kíván helyet foglalni, az étkeztetés, italfelszolgálás módja miként történjen.Vegye elő a vendégek és a kiszolgáló személyek (fotós, videós, vőfély, színész) listáját, illetve a helyszíni program tervezetét.A vendéglistát tanulmányozva határozza meg a következőket:

• Teljes létszám, illetve étkezési létszám.

• Milyen arányban jönnek a vendégek nagyobb távolságból,

• Rákényszerülne-e valaki, hogy ne igyon alkoholt az este folyamán, hogy haza tudjon utazni?

• Gondolkodjon el rajta, szeretne-e ülésrendet. Ha igen, akkor lehetőség szerint meg kell oldani, hogy minden vendég közelében ismerős társasság is kerüljön.

• Milyen korosztályok milyen létszámban lesznek jelen, nekik milyen étel-ital szükségleteik vannak?

• Közelítőleg hány fő szeretne a helyszínen, vagy a közelben kipihenni magát, mielőtt hazaindul?

A programot tanulmányozva pedig döntse el:

• Mi a rendezvény várható kezdési illetve befejezési időpontja?

• Hány ülőhelyet szükséges biztosítani?

• Kell-e színpad, vagy egyéb csak egy speciális programelemhez elkülönített tér, mint pl. élőzenekar, vagy rögtönzött gyermek-játszóház, gyermekmegőrző.

• Mekkora tánctér szükséges létszámban kifejezve?

• Kiknek lehet szüksége menetközben szobára, vagy átöltöző helyre, ruhatárra, csomagmegőrzőre?

Tippek:

• A helyet ne egyedül válassza meg! Párjával közösen döntsenek!

• Számoljon az időjárással is, mert lehet, hogy egy légkondicionált terem mentené meg éppen az estét, vagy éppen a váratlan eső miatt lenne jó szükség esetén egy teremben folytatni a rendezvényt?

• A legkényelmesebb megoldás a szálláslehetőséggel üzemelő cég választása. Ennek azonban több cég is csak akkor tud eleget tenni, ha időben foglalják a termet és a szobákat. Mennyivel előtte kell ezt megtenni? Minden esetben más és más, egy biztos: minél hamarabb.

• Ha a vendéglátóhely ésszerű összeghatáron belül biztosítani tudja a korlátlan étel-italfogyasztást, kényelmes megoldás ezt választani, egyébként még eggyel több feladat, hogy például a felszolgált italok szállításáról is gondoskodni kell időben, nem beszélve arról, hogy a valódi fogyasztást résztvevőként nem igazán lehet mérni?

• Nem árt rákérdezni arra sem, hogy a korlátlan italfogyasztás milyen italválasztékra vonatkozik, tartalmaz-e ásványvizet is.

• Tekintsük át a lehetséges menüket, amennyiben ilyeneket kínál a vendéglátóhely. Ha választottunk, érdemes rövid időn belül vendégként egy ebédet elfogyasztani azokból a fogásokból, amelyeket a rendezvényre is szeretnénk rendelni. Ha nem ízlett, még dönthetünk másik hely mellett. Figyeljük meg a felszolgálás minőségét is!

• Egyeztessük a programot a vendéglátóval is, mikor minek kell majd történnie, mikor milyen italt, ételt, tortát és süteményt kell felszolgálni, időben elvégezhetők-e ezen feladatok?

• Ha tortát, süteményt nem a helyszínen rendelünk, rendelkezik-e a hely elegendő hűtőkapacitással ezek számára is?

• Ha szálláshelyet is foglalunk, megoldható-e, hogy legfeljebb pár perces sétát követően jusson a vendég a szobájába?